Los
tipos de planes en las bibliotecas
Juan
Jos� Calva Gonz�lez
Direcci�n
General de Bibliotecas de la
Universidad
Nacional Aut�noma de M�xico
Introducci�n
El
proceso administrativo debe ser aplicado en la biblioteca, puesto que �sta es
una instituci�n creada por la sociedad, para organizar, conservar y difundir la
informaci�n generada por la misma sociedad.
Las
fases del proceso administrativo, seg�n Terry comprenden: la planeaci�n,
organizaci�n, ejecuci�n y control.1 Por lo tanto, la administraci�n
se est� enfocando en este trabajo como un proceso compuesto por cuatro fases.
La
planeaci�n representa la base de las otras fases del proceso administrativo; es
una de las m�s importantes y sobre la cual deben girar las otras tres
(organizaci�n, ejecuci�n y control).
Por
ello, la administraci�n de la biblioteca debe partir de la planeaci�n, para
posteriormente desarrollar el resto del proceso.
As�,
toda biblioteca debe tener como punto de partida la planeaci�n; asimismo, debe
contar con diferentes tipos de planes; si cuenta con alguno o algunos se puede
decir que la administraci�n de la biblioteca est� empezando a llevarse de
manera �ptima.
En
la Universidad Nacional Aut�noma de M�xico se ha comenzado a contar con una
planeaci�n de todo el Sistema Bibliotecario; un ejemplo de ello es que a partir
de julio de 1990, por aprobaci�n del Consejo Universitario, se tiene el
Reglamento General del Sistema Bibliotecario, y el primer plan anual de
desarrollo del Sistema Bibliotecario de la UNAM, a partir de julio de 1991,
aprobado por el Consejo del Sistema Bibliotecario. De estos hechos, habr� una repercusi�n en las bibliotecas,
ya que tendr�n que planear sus servicios bibliotecarios, por lo menos a rasgos
generales.
De
esta forma la fase de planeaci�n de los servicios bibliotecarios (dentro del
proceso administrativo de la biblioteca) debe estar reflejada por los diferentes
tipos de planes que se elaboren en la biblioteca, los cuales son presentados, de
manera general, en este documento.
La
planeaci�n
Como
ya se mencion� la planeaci�n precede a todas las dem�s fases del proceso
administrativo ya que la organizaci�n, direcci�n y control est�n dise�adas
para sustentar el cumplimiento de los objetivos de la empresa o instituci�n;
sin la planeaci�n no habr�a nada que organizar, nadie para actuar y ninguna
necesidad de control. "Planeaci�n
es la selecci�n y relaci�n de hechos, as� como la formulaci�n y uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualizaci�n y formulaci�n de las
actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados
deseados.�2 El administrador, al realizar la planeaci�n usa la
informaci�n sobre su instituci�n, hechos, premisas, razonables y
restricciones; de todo esto visualiza y formula las actividades necesarias, la
forma en que deben ser dirigidas y c�mo contribuir�n a lograr los resultados
deseados; as� la planeaci�n determina hacia d�nde se dirige la instituci�n u
organizaci�n.
Se
puede decir que en la fase de planeaci�n se establecen las metas u objetivos de
la instituci�n, se pronostica el entorno en que los objetivos deben alcanzarse
y determina el medio a trav�s del cual las metas y objetivos habr�n de
alcanzarse; coordina las actividades de la organizaci�n hacia objetivos
perfectamente definidos y convenidos.
�La
planeaci�n permite un mayor grado de orden y racionalizaci�n dentro de la
organizaci�n en contraste con el que habr�a si no existiera la planeaci�n.�3
Al
implementarse la planeaci�n, la instituci�n se compromete a cursos espec�ficos
de acci�n.
Koontz menciona que �la planeaci�n es decidir por adelantado qu� hacer, c�mo y cu�ndo hacerlo y qui�n ha de hacerlo. La planeaci�n cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir.�4 Es un proceso intelectual, una funci�n que reduce la incertidumbre y el cambio, dirige la atenci�n hacia los objetivos, proporciona una operaci�n econ�mica y facilita el control.
La planeaci�n es una actividad constante que tiene lugar en todos los niveles de la organizaci�n;5 asimismo sin planes se carece de medios de control en los diferentes niveles, por tanto la planeaci�n y el control son dos caras de la misma moneda, ya que las actividades no planificadas no pueden ser controladas, �porque no se puede saber en qu� direcci�n debe ser encauzada la acci�n correctiva para tener la actividad bajo control. Es por eso que para lograr un control efectivo sobre las actividades de una organizaci�n deben existir planes.�6
En las instituciones la planeaci�n en los niveles altos es amplia abarcando a la instituci�n en su conjunto y siempre relacionada con los objetivos de la misma. En los niveles inferiores la planeaci�n tiende a ser mucho m�s espec�fica tomando en cuenta los objetivos de cada unidad. Al planificar las actividades en todos los niveles se puede utilizar mejor el tiempo disponible permitiendo una mejor relaci�n entre superiores y subordinados.
Tipos
de planes
En la fase de planeaci�n hay que considerar que existen diferentes tipos de planes, los cuales cumplen con las caracter�sticas mencionadas anteriormente.
Se puede comenzar por determinar los planes a corto y largo plazo, entre los cuales debe existir coordinaci�n.
Koontz menciona que �con frecuencia los planes a corto plazo se realizan sin respetar los planes a largo plazo. Esto es un serio error.�7
Es importante integrar los dos tipos de planes, no debe realizarse ning�n plan a corto plazo a menos que contribuya al logro del plan a largo plazo.
�No existe un lapso uniforme o arbitrario para el cual una compa��a debe planear o para un programa dado o cualquiera de sus partes.�8
�La selecci�n arbitraria de cinco a�os para los planes a largo plazo se basa a menudo en la creencia de que el nivel de incertidumbre sobre periodos m�s largos hace dudar del valor de la planeaci�n.�9
La planeaci�n a largo plazo involucra que se puedan determinar y cumplir los compromisos a futuro que se plantean.
La planeaci�n a corto plazo en la mayor parte de las organizaciones cubre periodos de un a�o o menos.10
La planeaci�n a largo plazo debe estar compuesta por planes a corto plazo (v�ase figura 1) para poder ir cubriendo, paso a paso, objetivos mensurables que permitan llegar al mayor que est� representado en el plan a largo plazo.
Al tomar en cuenta que un plan comprende cualquier curso de acci�n futura, se tiene que estos son variados:
Koontz menciona que hay ocho tipos de planes, que son:11
Prop�sitos o misiones
Objetivos
Estrategias
Pol�ticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
En tanto Terry menciona los siguientes tipos de planes:12
Objetivos
Est�ndares
Presupuestos
Programas
Pol�ticas
Procedimientos
M�todos
Evans a su vez menciona, tambi�n, que hay 8 tipos:13
Objetivos
Pol�ticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
Grandes estrategias
Estrategias competitivas
Como
puede observarse, los tipos de planes son muy variados, pero todos cumplen una
caracter�stica, que representan cursos de acci�n futura.
A
continuaci�n se presenta una breve descripci�n de algunos de los tipos de
planes, que mencionan los autores antes citados:
Prop�sitos
o misi�n
"En
cada sistema social las empresas tienen una funci�n o tarea b�sica, que les
asigna la sociedad." Lo que viene a representar su prop�sito o misi�n.
"Cualquier
tipo de operaciones de grupo organizado tiene o cuando menos deber�a tener, si
ha de ser significativa, un prop�sito o meta.�14
Por
ejemplo, el prop�sito de una Universidad es la ense�anza y la investigaci�n.
Objetivos
Los objetivos representan actividades futuras y son vitales para la instituci�n u organizaci�n, son el resultado de la fase de planeaci�n; �stos deben ocupar siempre nuestro pensamiento y son vitales para la administraci�n.
Los
objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
Representan no s�lo la finalidad de la planeaci�n, sino tambi�n el fin
hacia el cual se encaminan: la organizaci�n, la direcci�n y el control.
Los objetivos de
la instituci�n constituyen el plan b�sico de la misma y cada departamento o
divisi�n de la instituci�n debe tenerlos.15
De esta forma los objetivos ser�an: �hacia d�nde desea ir la organizaci�n y de qu� manera piensa llegar a ese punto?;16 �stos deben representar deseos accesibles y espec�ficos para dar una idea de la forma de lograrlo, as� como plasmarlo de manera que puedan ser cuantificables. En la instituci�n todo el personal debe conocer el objetivo u objetivos de la misma.
Estrategias
"Las
estrategias denotan casi siempre un programa general de acci�n y un despliegue
de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios."
"El
prop�sito de las estrategias es, entonces, determinar y comunicar a trav�s de
un sistema de objetivos y pol�ticas una imagen de lo que se quiere que sea la
organizaci�n. Las estrategias
muestran una direcci�n definida e implican un despliegue de los recursos y
esfuerzos."17
"Un
est�ndar proporciona un valor que en la administraci�n se usa como norma o
referencia. Se le puede considerar
como algo por qu� luchar o como un modelo de comparaci�n. Los est�ndares son b�sicos en la formulaci�n de programas
.. Asimismo, proporcionan los medios para identificaci�n, comparaci�n, logros
y para la determinaci�n de si un factor est� arriba, abajo o a un nivel de una
base establecida para dicho factor."18
Pol�ticas
Las
pol�ticas son planes, ya que gu�an o canalizan el pensamiento y la acci�n en
la toma de decisiones.
"Las
pol�ticas delimitan un �rea dentro de la cual debe decidirse y aseguran que
las decisiones sean consistentes y contribuyan logro de las metas... las pol�ticas
tienden a determinar de antemano las aspiraciones, a evitar los an�lisis
repetidos y a dar una estructura unificada a otros tipos de planes"19
Un medio para fomentar el criterio de decisi�n y la iniciativa, pero dentro de
ciertos l�mites, es lo que deben reflejar las pol�ticas.
La
fase de planeaci�n incluye la formulaci�n y uso de pol�ticas puesto que �stas
ayudan a determinar lo que debe hacerse con fin de efectuar el trabajo.
Programa
Un
programa es un complejo de planes, compuestos de pol�ticas, procedimientos,
reglas, distribuci�n del trabajo, recursos necesarios, fuentes de esos recursos
y todos los dem�s elementos necesarios para llevar adelante determinada acci�n."
20,21
"Los
programas var�an mucho en cuanto tiempo y formato.
Normalmente proporcionan un diagrama de las acciones que se emprender�n,
las instalaciones que se incluir�n los compromisos y suposiciones implicadas y
las �reas hacia las cuales deber�n dirigirse los esfuerzos.�22
"Una
regla ordena que se tome o no se tome una acci�n espec�fica y definida con
respecto a una situaci�n.�23 As� una regla requiere que una acci�n
espec�fica y definida respecto una situaci�n se lleve o no a cabo.
De
manera ordinaria las reglas son la forma m�s simple de un plan.
Procedimientos
Los
procedimientos son gu�as de acci�n, m�s que de pensamiento, que detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse; en esencia
conforman una secuencia cronol�gica de acciones requeridas,24 es
decir, los procedimientos habr�n de se�alar el conjunto de pasos que deben
utilizarse; estos procedimientos deben ser minimizados, analizados para cambiar
o eliminar alguno, deben ser calculados con base en el tiempo as� como
controlados.
Presupuesto
"Un
presupuesto, como plan, es la expresi�n de los resultados esperados en t�rminos
num�ricos... Puede expresarse en t�rminos financieros o en funci�n de
horas-hombre, unidades producidas, horas-m�quina o cualquier otro t�rmino
mensurable."
"Sin
embargo hacer un presupuesto es, por l�gica planear. Es el instrumento fundamental de la planeaci�n.25
Tambi�n
el presupuesto est� dado con base al tiempo ya que representa las expectaciones
razonables para un periodo dado.
M�todos
"Planear
la manera como cada trabajador debe ejecutar cada operaci�n de un procedimiento
es lo que constituye un m�todo.26
La biblioteca como instituci�n creada por la sociedad, debe ser administrada, es decir, la biblioteca pasa por las fases del proceso administrativo: planeaci�n, organizaci�n, direcci�n y control.
El
administrador de la biblioteca debe empezar por la primera fase que es la
planeaci�n de los servicios bibliotecarios; esto lo puede realizar contando con
los diferentes tipos de planes.
Para
empezar a administrar la biblioteca y comenzando por la fase de planeaci�n se
debe tener claro el prop�sito de �sta, que en t�rminos generales le ha dado
la propia sociedad, que es de conservar, organizar y difundir la informaci�n,
no el libro como se considerar�a com�nmente.
A
partir de que se tenga claro el prop�sito de la biblioteca, es necesario que se
establezcan los objetivos de �sta, sin perder de vista los objetivos de la
instituci�n donde la biblioteca se encuentra inmersa.
Los
objetivos ser�n hacia donde se dirijan los esfuerzos y las actividades a
realizar.
Dependiendo del tama�o de la biblioteca es que ser� posible que cada departamento, divisi�n o secci�n tenga objetivos espec�ficos.
Es
de suma importancia que el administrador de la biblioteca d� a conocer a todo
el personal de la misma, los objetivos de �sta, para que tengan presente hacia
d�nde se dirigen los esfuerzos y las actividades que realizan.
Toda
biblioteca que cuenta con objetivos claros y bien definidos, puede decirse que
ya cuenta con una planeaci�n.
Pero,
tambi�n es necesario que se establezcan pol�ticas que gu�en la toma de
decisiones en las actividades que se llevan a cabo en la biblioteca.
Con pol�ticas se podr�n seleccionar y adquirir materiales de manera
racional, as� como otras m�ltiples actividades que se realizan en la
biblioteca.
Las
pol�ticas que se implementen deben estar acordes con los objetivos de la
biblioteca. Estas pol�ticas las debe conocer el personal que tomar� las
decisiones en cada �rea o secci�n, naturalmente incluyendo al administrador de
la biblioteca.
Dado
que la biblioteca brinda servicio a los usuarios, satisfaciendo sus necesidades
de informaci�n es de gran utilidad que se cuente con otro tipo de plan: las
reglas.
Las
reglas que se establezcan en la biblioteca, principalmente para brindar los
servicios al p�blico, permitir�n que se lleve a cabo o no una acci�n, como
por ejemplo, el m�ximo de libros que es permitido que un usuario se lleve a su
domicilio.
Las
reglas no permitir�n desviaciones injustificadas al brindar los servicios.
El
personal de la biblioteca debe conocer las reglas que hayan sido establecidas
para los servicios y actividades que realizan.
Asimismo
los procedimientos que se establezcan para todas las actividades de la
biblioteca permitir�n que las actividades lleven un orden l�gico, paso a paso,
y no existan maneras diferentes de realizar una misma actividad; esto supone que
el procedimiento establecido para realizar una actividad es el m�s corto,
sencillo y �ptimo.
Los
procedimientos deben ser conocidos por el personal que los llevar� a cabo.
Los
tipos de planes se�alados en p�rrafos anteriores: Prop�sitos, Objetivos, Pol�ticas,
Reglas, Procedimientos y Presupuesto, pueden ser considerados como esenciales,
es decir que no pueden faltar para administrar la biblioteca; dichos tipos de
planes deben encontrarse por escrito y verse reflejados en los siguientes
documentos:
Manuales de organizaci�n
Manuales de pol�ticas
Manuales de procedimientos
Reglamento interno de la biblioteca
Los manuales y el reglamento deben ser dados a conocer al personal de la biblioteca, puesto que son ellos los que lo manejar�n; de igual forma �stos servir�n para dar inducci�n al nuevo personal que ingrese a la biblioteca; asimismo el reglamento de la biblioteca debe ser proporcionado a los usuarios, ya que son �stos los que utilizar�n los servicios de la biblioteca.
Aparte
de los tipos de planes antes citados, la biblioteca debe contar con programas,
los cuales por ser m�s complejos necesitan que se cuente ya con pol�ticas,
reglas y procedimientos establecidos.
Los
programas pueden ayudar a sacar adelante un determinado trabajo, como por
ejemplo rezago de material, establecer un nuevo servicio, etc. De esta forma los programas deber�n ser elaborados por el
administrador de la biblioteca para llevar adelante una acci�n o trabajo
determinado.
La
administraci�n de la biblioteca implica por tanto la elaboraci�n de un
presupuesto ya sea para un programa, para la adquisici�n de material
documental, para pago de personal, papeler�a, etc. El presupuesto es otro tipo de plan que prevee lo que se
pretende alcanzar en un tiempo dado, as� como los recursos que se utilizar�n.
Los
planes a largo plazo de las bibliotecas, si se considera a las de la Universidad
Nacional Aut�noma de M�xico, podr�an pensarse de cuatro a�os y los planes a
corto plazo de un a�o; lo anterior sin perder de vista que lo planeado para
cada a�o debe contribuir a alcanzar lo planeado a cuatro a�os, haciendo
corresponder avances anuales para alcanzar a cumplir el plan de cuatro a�os.
Conclusiones
1.-
Las bibliotecas pasan por las fases del proceso administrativo.
2.-
La fase de planeaci�n es la parte b�sica del proceso administrativo.
3.-
En toda biblioteca el administrador debe realizar la planeaci�n de sus
actividades.
4.-
Las bibliotecas deben contar con los diferentes tipos de planes, por lo
menos los siguientes:
Objetivos
Pol�ticas
Reglas
Procedimientos
5.
Las bibliotecas deben contar con manuales y reglamento.
6.
Los programas deben ser utilizados para alcanzar acciones determinadas.
1.
Es conveniente que las bibliotecas cuenten con:
Manuales
de organizaci�n
Manuales
de pol�ticas
Manuales
de procedimientos
Reglamento
2.
Es recomendable que los manuales y reglamento interno de la biblioteca
sean conocidos y manejados por el personal involucrado directamente con las
actividades, o mejor a�n, por todo el personal.
3.
Los objetivos de la biblioteca deben ser dados a conocer a todo el
personal de la misma.
4.
No se debe olvidar que los planes a corto plazo deben formar parte de los
planes a largo plazo.
1.
Terry, G.R. Principios de administraci�n. � M�xico : CECSA,
197. �163.
2.
Ibidem. P. 190
3.
Hicks, H.G. Administraci�n. � 2� ed. � M�xico : CECSA,
1987. � p. 262.
4.
Koontz, H., Cyryl O�donnell. Curso de administraci�n moderna.--
61 ed.-- M�xico : McGraw-Hill, c1979. � p. 137.
5.
Evans, G.E. T�cnicas de administraci�n para bibliotecarios. M�xico
: UNAM, 1980. � p. 107.
6.
Ibidem, p. 108
7.
Koontz, Curso..., op cit., p. 168
8.
Ibidem, p. 167
9.
Idem
10.
Hicks, op cit., p. 291
11.
Koontz, H. Cyril
O�Donnell, H. Weihrich. Administraci�n. � 3� ed. � M�xico :
McGraw-Hill, 1985. � p. 113.
12.
Terry, op cit., p. 243
13.
Evans, op cit., p. 110
14.
Koontz, Administraci�n, op cit., p. 113
15.
Ibidem, p. 115
16.
Evans, op cit., p. 110
17.
Koontz, Curso..., op cit., p. 147.
18.
Terry, op cit, p. 244
19.
Koontz, Administraci�n, op cit., p. 116
20.
Evans, op cit., p. 122
21.
Koontz, Curso..., op cit, p. 153
22.
Terry, op cit., p. 244
23.
Koontz, Administraci�n..., op cit., p. 120
24.
Ibidem, p. 118
25.
Koontz, Curso..., op cit., p. 154
26.
Terry, op cit., p. 246
Evans,
G. Edward. T�cnicas de administraci�n para bibliotecarios. � M�xico
: UNAM, 1980.
Hicks,
Herbert G., C. Ray Gullett. Administraci�n. � 2� ed. � M�xico :
CECSA, 1987.
Koontz,
Harold, Cyril O�Donnell, Heinz Weihrich. Administraci�n. � 3� ed. M�xico
: McGraw-Hill, 1985.
Koontz,
Harold, Cyril O�Donnell. Curso de administraci�n moderna : un an�lisis de
sistemas y contingencias de las funciones administrativas. � 6�. Ed. �
M�xico : McGraw-Hill, c1979.
Terry,
George R. Principios de administraci�n. � M�xico : CECSA 1971.