Convocando a una reunión con Outlook® Web App
A través de Outlook® Web App, usted puede optimizar la organización de sus reuniones, ahorrando tiempo en dirigirse hasta el sitio en que se encuentran las personas convocadas o llamándoles por teléfono. Sólo tiene que enviar la convocatoria y podrá llevar el control y seguimiento de la misma desde su ordenador, ya que sus invitados le podrán responder fácilmente, enviar correos para usted y todos los involucrados.

Para convocar a una reunión, usted tiene que seguir los siguientes siete pasos:

  1. En el Calendario, genere un nuevo evento.
  2. Capture los detalles de la reunión en los campos Evento, Ubicación, Duración
  3. Utilice el espacio de notas, para indicar a los asistentes el propósito de la reunión, incluir la agenda de la reunión o para hacer algún comentario e insertar documentos, si es necesario.
  4. En el renglón Asistentes haga clic en el signo +
  5. Seleccione Directorio para que se desplieguen todos los miembros de su organización.
  6. Seleccione con doble clic cada uno de los nombres de los Asistentes requeridos para su reunión. Al terminar de agregar a todos haga clic en ACEPTAR.
  7. De nuevo en la ventana del evento, haga clic en ASISTENTE PARA LA PROGRAMACION.
  8. Si no es indispensable que alguno de los invitados asista a la reunión puede convertirlo en participante opcional si posiciona el ratón sobre el nombre y luego hace clic con el botón secundario y selecciona hacer opcional.
  9. Revise la disponibilidad de todos los invitados. Y verifique que su disponibilidad hace viable la reunión, haga clic en el ACEPTAR.
  10. Si antes de enviarla es necesario realizar alguna modificación a la información o agregar algún dato, haga los cambios necesarios, para terminar haga clic en ENVIAR.